Vì sao nên chọn thuê văn phòng chia sẻ coworking để khởi nghiệp?
Đối với các start-up, thuê văn phòng làm việc là điều khá khó khăn và phức tạp. Đặc biệt, là đối với các doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm và điều kiện tài chính thấp. Trong bài viết này, Acoda sẽ phác thảo một vài câu hỏi mà các công ty khởi nghiệp nên nắm rõ trước khi kí hợp đồng thuê văn phòng.
Vì sao khởi nghiệp nên chọn coworking
Bạn có kế hoạch phát triển rõ ràng không
Khi thành lập một startup bạn cần đề ra kế hoạch cụ thể, rõ ràng nhất để doanh nghiệp phát triển. Thông thường các công ty khởi nghiệp thường tự định giá quá sớm các chi phí. Tuy nhiên, khi nói đến việc ký hợp đồng cho thuê văn phòng, công ty bạn tốt nhất nên có sự chuẩn bị tốt nhất để duy trì hoạt động kinh doanh.
Bạn đã hiểu rõ các chi phí trả trước không?
Khi tìm xem các văn phòng trên internet, có thể bạn sẽ cảm thấy giá thuê văn phòng ghi trên đó khá phải chăng, phù hợp với nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, còn một số chi phí bổ sung mà bạn sẽ phải chi trả, có thể kể đến như:
- Tiền đặt cọc: Khi thuê văn phòng bạn sẽ phải trả trước 1 đến 6 tháng tiền thuê, có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Nội thất: Hầu hết các văn phòng cho thuê đều sẽ không trang bị sẵn nội thất cho bạn nếu không được trả thêm chi phí. Vì vậy, có lẽ bạn sẽ đầu tư nội thất nếu không muốn làm việc dưới sàn nhà.
- Bãi đỗ xe: Nếu bạn đang ở trong một khu đô thị lớn, bạn sẽ kí hợp đồng với nhà xe và điều này sẽ tốn thêm một khoản phí.
- Điện thoại/ Internet: Tòa nhà có cung cấp internet không? Có bao gồm đường dây điện thoại không? Nếu không hãy liên hệ với nhà cung cấp sớm.
- Tiền điện: Giống như thuê nhà, căn hộ thì thuê văn phòng bạn cũng phải trả tiền điện. Bên cạnh đó, nếu có nhu cầu làm việc ngoài giờ, bạn phải trả thêm phí ngoài giờ. Điều này còn tùy thuộc vào diện tích văn phòng và số thời gian làm việc ngoài giờ.
Thời hạn thuê
Thời gian thuê văn phòng là điều đáng quan tâm trong hợp thuê. Hãy xem xét kĩ các chính sách nếu bạn không muốn phải đền bù hợp đồng, khi chuyển ra trước thời hạn hoặc không trả lại văn phòng khi đến hạng thuê.
Bạn cần bao nhiêu không gian?
Hãy ước tính trước không gian công ty bạn cần để lựa chọn diện tích thuê phù hợp. Không gian văn phòng không nên quá to, gây khó khăn cho việc tương tác giữa nhân viên và sếp. Đồng thời, diện tích cũng không nên quá nhỏ, mất cảm hứng làm việc vì chật chội.
Tiện ích, tiện nghi
Số tiện ích bạn nhận được sẽ tùy thuộc vào loại hợp đồng thuê bạn ký. Cũng giống như nhiều loại cao ốc văn phòng khác nhau, có nhiều tiện ích khác nhau. Loại hình cho thuê có thể phụ thuộc vào sở thích của chủ nhà, thị trường và một số các yếu tố khác.
Dưới đây là các loại hợp đồng thuê phổ biến:
Full dịch vụ/ Gross: Bạn sẽ tìm thấy loại hình này thường xuyên nhất trong các cao ốc văn phòng nhiều người thuê. Trong thỏa thuận này, chủ sở hữu tòa nhà tính gộp tiền thuê hàng tháng bao gồm các chi phí hoạt động như thuế, bảo hiểm, bảo trì khu vực chung, dịch vụ, tiện ích, chi phí quản lý,… Tuy nhiên, loại hình này không phải lúc nào cũng bao gồm các tiện ích.
Triple Net: Là một hợp đồng thuê thương mại, trong đó người thuê nhà có trách nhiệm trả mọi thứ. Loại hình này được gọi là loại hình hợp đồng “net-net-net” hoặc NNN. Hầu hết các tòa nhà cho thuê sử dụng hình thức triple net (NNN). Thay vì một khoản tiền duy nhất, chủ nhà tính tiền thuê cơ sở cộng với một khoản tiền bổ sung bao gồm phần thuế nhà đất, bảo hiểm và chi phí cho việc bảo trì khu vực chung.
Modified Gross: Là sự kết hợp giữa Tripple Net và Gross, một số chi phí hoạt động có thể được bao gồm trong hợp đồng thuê, nhưng các tiện ích vẫn được trả bởi người thuê.
Tỷ lệ phần trăm: Trong trường hợp này, bạn sẽ trả tiền thuê cơ sở hoặc tỷ lệ phần trăm tổng doanh thu của bạn được tạo ở đó. Loại cho thuê này thường được sử dụng cho các địa điểm bán lẻ có nhu cầu cao, không phù hợp với start-up.
Bạn cần những loại tiện nghi nào?
Bạn hi vọng nhân viên có thể được “ăn, ngủ và giải trí”, có lẽ bạn cần văn phòng bao gồm các tiện nghi như bếp, kho và đội ngũ an ninh. Bạn muốn tạo cảm hứng cho công việc, bạn sẽ cần một không gian làm việc thoải mái, rộng rãi.
Ngoài ra, hãy xác định xem bạn có cần một nhân viên tiếp tân hoặc trợ lý hành chính hay không? Mặc dù bạn mong đợi nhân viên của mình có thể kiêm luôn những việc đó, nhưng đồng thời cũng muốn họ dành phần lớn thời gian cho các hoạt động tạo doanh thu.
Bạn sẽ tự tin giới thiệu văn phòng với đối tác, khách hàng?
Các nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên tiềm năng sẽ ghé qua văn phòng của bạn. Bạn sẽ tự tin giới thiệu về không gian sành điệu hay bối rối về thang máy không hoạt động được?
Các nhà đầu tư thông thái sẽ không đánh giá công ty của bạn thông qua vẻ bề ngoài. Nhưng cần chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái với văn phòng của mình.
Đây có phải là một vị trí tốt?
Một vị trí tốt là một vị trí gần với giao thông công cộng, sân bay và các dịch vụ tiện ích hấp dẫn khác. Vị trí thuận lợi không chỉ giúp thu hút nhân tài hàng đầu, mà còn giúp doanh nghiệp của bạn kết nối dễ dàng hơn với các đối tác tiềm năng trong và ngoài nước.
Thật không may, các vị trí tốt nhất cũng đắt nhất. Chi phí sinh hoạt cũng phải được xem xét vì nó ảnh hưởng đến thu nhập, tiền thuê nhà, di chuyển và các chi phí ăn uống khác. Đa số các start-up và các doanh nghiệp nhỏ đều thỏa hiệp với điều này do điều kiện tài chính thấp.
Bạn có đủ khả năng chi trả?
Khi bạn đã đánh giá tất cả các chi phí và nhu cầu của mình, đã đến lúc bạn nên nghiêm túc: bạn có đủ khả năng chi trả với những gì bạn cần hay không?
Khởi nghiệp có thể thành công hoặc thất bại. Các công ty trẻ cần lập kế hoạch tài chính thận trọng để vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu. Nếu bạn đã có sẵn kế hoạch rõ ràng, xin chúc mừng! Tuy nhiên, nếu bạn không cảm thấy tự tin sau khi nhìn vào các con số, hãy xem xét câu hỏi tiếp theo.
Bạn có thực sự cần một trụ sở văn phòng?
Nhiều công ty khởi nghiệp công nghệ bắt đầu cuộc săn lùng không gian văn phòng với giả định họ cần không gian riêng. Nhưng trong thực tế, họ thực sự chỉ cần một không gian làm việc chuyên dụng. Vâng, thật khó để vượt qua mức độ tự chủ, tôn trọng và chuyên nghiệp đi kèm với việc có địa chỉ của riêng bạn.
Các công ty khởi nghiệp giờ đây có thể có được vị trí, tiện nghi, tính linh hoạt và uy tín mà họ cần mà không phải chịu rủi ro đáng kể về vốn. Không gian làm việc chung cung cấp không gian văn phòng, giúp chia sẻ chi phí thay vì một doanh nghiệp phải chịu. Không có hợp đồng dài hạn, khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu không gian mới và kết nối mạng để khởi động, không có gì lạ khi rất nhiều startup công nghệ ngày nay đã chọn coworking.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với Acoda để được hỗ trợ giới thiều các tòa nhà văn phòng tại Quận 2, 1, 3, 9, Tân Bình, Phú Nhuận,... Chúc doanh nghiệp của bạn luôn thành công và phát triển.
