Muốn sự kiện được tổ chức một cách hoàn hảo và không gặp phải lỗi, đầu tiên cần xây dựng một kế hoạch tổ chức thật tỉ mỉ và cùng với các phương án gian rủi ro có thể xảy ra.

Có ti tỉ việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân chủ nghĩa dự sự kiện, những lầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thầy nhiều ma” trong tổ chức sự kiện. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này, chúng tôi sẽ liệt kê một đôi lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất dưới đây:

Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

1. Quên không rà soát lại xác thực thời gian họp.

soát thời gian là rất quan trọng do vậy bạn phải rà soát xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, vấn người xem, đặc biệt là khi bạn đang kiêng 1 bản hiệp đồng với một đối tác là nam giới. Để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện khác thì đầu năm hãy soát lại lịch quơ các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm. Việc này rất dễ đúng không? Tổ chức lễ khánh thành

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm

Thật là một lỗi lớn nếu bạn đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm. thường ngày bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. vì sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không trót lọt trong ngày diễn ra sự kiện và không rà lại? Hơn nữa, rà soát không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với viên chức nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó. Từ đó cho ta thấy việc khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện là rất cần thiết.

3. Thất bại trong việc cuộn mọi người tham gia sự kiện của bạn

Bạn cần thông báo trước cho mọi người trước một khoảng thời gian nào đó khi tổ chức sự kiện để mọi người biết đến và để ý đến sự kiện của bạn. Đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn, là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện. thông báo về tổ chức sự kiện của bạn được truyền đạt càng sớm sẽ được họ ưu tiên lên lịch trước và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao.

4. Ký những bản hiệp đồng không rõ ràng

Đã có viên chức tổ chức sự kiện phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì cô cho rằng khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và đổi thay mà cô đã ký. Khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay dùng mức chủ quan, không rõ nghĩa, chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh nên đã dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau thành ra cô đã thua kiện. Hãy vững chắc rằng bản giao kèo của bạn được viết chém đẹp không thể hoạnh hoẹ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

5. Lên kế hoạch thất bại

Kế hoạch tổ chức là chìa khóa thành công của sự kiện. Và bạn sẽ bị tự rơi vào thảm hoạ nếu lên kế hoạch bị thất bại. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc đề nghị dịch vụ đến giải quyết. Nó sẽ giúp bạn giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. bàn thảo với mọi người để tham khảo thêm một số quan điểm khác nhau về sự kiện mà bạn đang tổ chức. Tạo ra một danh sách để rà soát công việc và thẩm tra danh sách đó trực tính. Khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi nếu bạn càng tường tận.

6. Lờ đi không thẩm tra những ý kiến tham khảo

Thật tuyệt khi có được những quan điểm tâm đầu ý hợp của một ai đó nhưng phải luôn cẩn trọng soát xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Bạn sẽ cần thêm thời gian để rà lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Hãy cẩn thận để không thu khả năng làm hỏng sự kiện quan yếu của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém. Một câu hỏi khăng khăng phải hỏi người đưa ra quan điểm đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.

7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút rút cục

Rất mất thời kì trong công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh, bạn càng mắc ít lỗi nếu bạn càng có nhiều thời gian chuẩn bị. Bạn càng vội vàng, vội vã bao lăm thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (thỉnh thoảng là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước và sử dụng danh sách rà của bạn thường xuyên. Để những công việc căn bản đến phút cuối giải quyết không ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những găng không đáng có trong cuộc sống thông thường của bạn.

8. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn

Bạn muốn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc và muốn khéo xoay sở. Nhưng liệu rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo làm bộ làm tịch thần kỳ khi bạn chỉ ngồi đó và hy vọng? Đơn giản bởi bạn thuê một nhân viên trợ lý không có tức thị bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. trái lại, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra vì ngày nay bạn đang là người quản lý. Bạn phải xoành xoạch rà để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt khi để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc.

9. Lờ đi yếu tố bất thần

Bạn cũng phải lên kế hoạch ứng phó với những việc bất thần xảy ra trong khi tổ chức sự kiện ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy nên luôn cần tới bản đề phòng. Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong giây phút và bạn sẽ phải xáo trộn mọi thứ để thực hành phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.

10. nạm hà tiện tiền

Gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn nên hãy rứa thắt chặt ngân sách. Đúng vậy, bạn sẽ thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá thông thường. Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Nhưng làm sao bạn có thể tin tức vào dịch vụ mà họ cung cấp? thành ra, lần sau hãy suy nghĩ lại nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra.