Một event muốn tốt đẹp phải lấy khách mời làm trung tâm, mọi sự sắp xếp đều nên hướng tới khách mời. Khách mời tới quá đông hoặc quá ít đều khiến sự kiện xảy ra đa số vấn đề khác nhau. Cùng tìm hiểu xem chúng ta nên làm gì trong hai trường hợp này nha

Có quá ít khách so với kế hoạch

7h là event bắt đầu nhưng tới mãi 7h45 mà khách mời vẫn chưa tới được một nửa, điều này chắc hẳn sẽ khiến bạn vô cùng lo lắng. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Trong trường hợp event của bạn là một sự kiện cộng đồng thì giải pháp thường được sử dụng nhất là mở cửa cho mọi người vào tự do, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng những barie quây xung quanh khu vực chính) để khiến mọi người cảm thấy có không ít người tham gia hơn

nếu như là một event như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện các hành động để kết nối với khách mời ngay lập tức để nhắc nhở họ rằng họ liệu có quên một sự kiện rất hấp dẫn mà họ đã đăng ký hoặc là không

Quá đông khách so với bạn nghĩ

Không phải chỉ có đa số trường hợp khách quá ít mới là vấn đề mà khách tới quá đông cũng vô cùng nhiều rắc rối. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 9000 người nhưng có đến 10000 người tới, bạn nên phải giải quyết như thế nào để cho 1000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh thêm không gian, thức ăn, đồ uống nữa đây? Điều trước hết bạn phải tổ chức ngay là không nhận thêm người tham dự event nữa, mà hãy hạn chế tối thiểu độ khó của “vấn đề”.


tổ chức lễ khai trương showroom

Tiếp theo, bạn hãy khám phá cách để phân tán mọi người ra, đừng để họ tập trung, dồn lại một vị trí nào đó. Đối với những event có tương đối nhiều chương trình, trò chơi thì bạn có thể chia nhỏ lượng người tham gia tất cả các trò chơi. Với thức ăn và đồ uống (Nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Có vẻ như mọi chuyện sẽ dễ thở hơn với những sự kiện hội nghị mà khách mời đến đông hơn dự kiến. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, tại vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thiệp hay giấy mời…